Conditions générales Secretar-ia
Version du 30 octobre 2026 · Dynaxus Sàrl, c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genève · IDE CHE-371.112.111
Ces conditions s'appliquent aux prestations Secretar-ia : Agenda WhatsApp, Présence et prestations sur mesure. Les transports Dynaxus Mobility font l'objet de conditions communiquées avec chaque devis.
1. Champ d'application
1.1 Les présentes conditions générales (« CG ») régissent les relations entre Dynaxus Sàrl (« Dynaxus », « nous ») et ses clients pour les prestations proposées sous le nom Secretar-ia.
1.2 Ces prestations s'adressent aux entreprises, commerces et indépendants, pour les besoins de leur activité professionnelle (« le Client »).
1.3 Les CG font partie intégrante de chaque offre, bon de commande ou devis. Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit de Dynaxus. En cas de contradiction, l'offre écrite ou le bon de commande signé prime sur les CG.
2. Définitions
- Offre : l'offre écrite, le bon de commande ou le devis qui précise les prestations choisies, leur prix, la durée minimale et, le cas échéant, l'usage compris.
- Assistante : le programme d'intelligence artificielle qui répond, au nom du Client, aux messages WhatsApp de ses propres clients.
- Utilisateurs finaux : les clients du Client qui échangent avec l'Assistante ou visitent son site vitrine.
- Mise en service : le jour où l'Assistante ou le site vitrine est mis à la disposition des Utilisateurs finaux, après validation du Client.
3. Prestations
3.1 Agenda WhatsApp
Dynaxus installe et exploite pour le Client une Assistante qui, sur WhatsApp et dans la limite des informations fournies par le Client : se présente comme assistante virtuelle ; propose des créneaux libres de l'agenda du Client ; réserve, déplace ou annule des rendez-vous à la demande de l'Utilisateur final ; répond aux questions pratiques (horaires, prix, adresse, accès, paiement) ; envoie un rappel la veille ; transmet au Client, par e-mail, les demandes qui sortent de l'ordinaire. La prestation comprend la mise en place, le réglage, un agenda en ligne, l'hébergement technique et, au début, la relecture régulière des conversations.
3.2 Présence
Dynaxus réalise et héberge un site vitrine de une à cinq pages (prestations, prix ou carte, horaires, accès, photos, bouton de contact WhatsApp) et aide le Client à créer ou mettre à jour sa fiche d'entreprise Google. Le contenu est construit à partir des informations, textes et images fournis par le Client, qui valide le site avant sa mise en ligne.
3.3 Prestations sur mesure
Toute prestation non décrite ci-dessus, par exemple une connexion à un outil déjà utilisé par le Client, fait l'objet d'un devis séparé.
3.4 Ce qui n'est pas compris
Sauf mention contraire dans l'Offre : la prise d'appels téléphoniques, le secrétariat, l'encaissement de paiements, l'établissement de devis pour le compte du Client, la compréhension des messages vocaux et des images, la facturation aux assurances, et l'intégration à une plateforme ou à un logiciel tiers.
4. Conclusion du contrat
4.1 Le contrat est conclu par la signature de l'Offre ou du bon de commande par le Client, ou par son acceptation écrite, y compris par e-mail.
4.2 Les informations du site internet et les simulations du calculateur sont données à titre indicatif et ne constituent pas une offre ferme.
5. Mise en place et collaboration du Client
5.1 Le Client fournit en temps utile les informations nécessaires (horaires, prestations, durées, prix, règles de réservation, questions fréquentes, adresse e-mail de transmission, textes et images) et veille à leur exactitude. Il informe Dynaxus sans délai de tout changement.
5.2 Pour Agenda WhatsApp, le Client dispose d'un numéro de téléphone pouvant être relié à la plateforme WhatsApp Business de Meta et d'un portefeuille business Meta, et il autorise Dynaxus à s'y connecter par la procédure d'inscription de Meta. La possibilité de conserver l'application WhatsApp Business sur le même numéro dépend des règles de Meta et n'est garantie que si l'Offre le précise.
5.3 Les délais de mise en service sont indicatifs. Ils dépendent notamment de la collaboration du Client et des validations de Meta.
5.4 Le Client teste et valide l'Assistante ou le site avant la Mise en service.
6. L'assistante virtuelle
6.1 L'Assistante est une intelligence artificielle. Elle se présente comme telle et ne se fait jamais passer pour une personne. Le Client ne doit pas la présenter autrement.
6.2 Malgré les contrôles mis en place (créneaux réellement libres, récapitulatif avant réservation, confirmation après enregistrement), une IA peut commettre des erreurs. Le Client consulte régulièrement son agenda et les demandes transmises, et signale sans délai toute erreur constatée afin que Dynaxus corrige les réglages.
6.3 L'Assistante répond uniquement au sujet des services du Client. Le Client respecte les conditions et politiques de WhatsApp Business et de Meta, notamment l'interdiction de messages publicitaires non sollicités. Dynaxus peut adapter le fonctionnement de l'Assistante pour se conformer à ces règles.
6.4 Le service dépend de plateformes tierces (Meta, fournisseurs d'IA, agenda en ligne). Une modification de leurs règles, de leurs fonctions ou de leurs prix, ou la suspension du compte WhatsApp du Client par Meta, peut affecter le service. Dynaxus en informe le Client et recherche une solution dans les meilleurs délais.
6.5 Dynaxus ne garantit aucun résultat commercial, par exemple un nombre de réservations ou une baisse des rendez-vous non honorés.
7. Taille, usage compris et frais de messages
7.1 L'abonnement Agenda WhatsApp est conclu pour une taille : Solo (1 personne avec un agenda, jusqu'à 400 clients par mois), Petite équipe (2 à 3 personnes, jusqu'à 1 000 clients), Équipe (4 à 6 personnes, jusqu'à 1 500 clients) ou Grande équipe (7 à 10 personnes, jusqu'à 2 000 clients). La taille retenue est la plus élevée des deux, selon le nombre de personnes ayant un agenda et le nombre de clients. L'abonnement comprend les frais de messages WhatsApp et d'intelligence artificielle dans ces limites. Un client est une personne différente qui écrit au commerce ou reçoit un rappel dans le mois, quel que soit le nombre de ses messages ; pour un restaurant, chaque réservation compte.
7.2 Si le nombre de personnes ou de clients dépasse la taille convenue deux mois de suite, Dynaxus propose au Client la taille adaptée. Aucun supplément n'est facturé sans l'accord préalable du Client.
8. Prix, facturation et paiement
8.1 Les prix sont ceux de l'Offre, en francs suisses, hors TVA. Dynaxus Sàrl n'est pas inscrite au registre de la TVA à la date du contrat. Dès son inscription, la TVA au taux légal s'ajoute aux prix convenus. Pour les contrats conclus dans le cadre de l'offre de lancement (signés au plus tard le 31 mars 2027), les prix convenus s'entendent TVA comprise jusqu'au 31 décembre 2027. L'ajout de la TVA ou la modification de son taux ne constitue pas une hausse de prix au sens de l'art. 8.4.
8.2 Les frais de mise en place sont facturés à la conclusion du contrat. L'abonnement est facturé mensuellement et d'avance, à partir du mois de la Mise en service ; le premier mois est calculé au prorata.
8.3 Les factures sont payables dans les 10 jours. Passé ce délai, et après un rappel resté sans effet pendant 10 jours, Dynaxus peut suspendre ses prestations jusqu'au paiement complet. Un intérêt moratoire de 5 % l'an est dû dès la mise en demeure.
8.4 Dynaxus peut adapter ses prix moyennant un préavis écrit de 30 jours, notamment pour répercuter une hausse des tarifs de Meta ou des fournisseurs d'IA. Le Client peut alors résilier l'abonnement pour la date d'entrée en vigueur du nouveau prix.
9. Durée et résiliation
9.1 L'abonnement est conclu pour une durée initiale de 12 mois à compter de la Mise en service.
9.2 Il se renouvelle ensuite tacitement par périodes de 12 mois, sauf résiliation écrite (lettre ou e-mail) reçue par l'autre partie au plus tard 3 mois avant la fin de la période en cours. L'Offre signée rappelle cette règle de façon visible.
9.3 Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat pour de justes motifs, notamment en cas de violation grave du contrat, de retard de paiement persistant ou d'usage contraire à la loi ou aux règles de Meta.
9.4 À la fin du contrat, l'Assistante et le site vitrine sont désactivés. Sur demande formulée dans les 30 jours, Dynaxus remet au Client une exportation de ses rendez-vous dans un format courant, ainsi que les textes et images qu'il a fournis. Les données sont ensuite supprimées conformément à l'annexe. Si un nom de domaine a été enregistré pour le Client, Dynaxus le lui transfère sur demande, une fois toutes les factures payées.
9.5 Les frais de mise en place restent acquis à Dynaxus, sauf faute de sa part.
10. Propriété intellectuelle
10.1 Le Client reste propriétaire des textes, images, logos et informations qu'il fournit. Il garantit en détenir les droits et accorde à Dynaxus le droit de les utiliser pour exécuter le contrat.
10.2 Les modèles, le design, le code, les configurations, les instructions de l'Assistante et les outils de Dynaxus restent sa propriété. Le Client en reçoit un droit d'usage non exclusif pendant la durée du contrat.
10.3 Dynaxus ne cite le Client comme référence qu'avec son accord.
11. Disponibilité et maintenance
Dynaxus met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantir un fonctionnement ininterrompu. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour la maintenance ou du fait des plateformes tierces. Dynaxus s'efforce de les limiter et d'en informer le Client lorsqu'elles sont prévisibles.
12. Protection des données
12.1 Pour les données des Utilisateurs finaux, le Client est responsable du traitement et Dynaxus agit comme sous-traitant, selon l'annexe ci-dessous, qui fait partie intégrante des CG.
12.2 Pour les données du Client lui-même et de ses collaborateurs, Dynaxus est responsable du traitement, selon sa politique de confidentialité.
13. Confidentialité
Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance dans le cadre du contrat. Cette obligation subsiste après la fin du contrat.
14. Responsabilité
14.1 Dynaxus répond des dommages qu'elle cause intentionnellement ou par négligence grave.
14.2 Dans les limites permises par la loi, toute autre responsabilité est exclue, en particulier pour la négligence légère, les dommages indirects ou consécutifs, le manque à gagner, les réservations perdues ou erronées, et les dommages dus à des informations inexactes fournies par le Client ou à des plateformes tierces.
14.3 Lorsque la responsabilité de Dynaxus est engagée, elle est limitée au montant payé par le Client au cours des 12 mois précédant le dommage, sauf faute intentionnelle ou négligence grave.
14.4 Le Client répond du contenu qu'il fournit et de l'usage qu'il fait des services, et il garantit Dynaxus contre les prétentions de tiers qui en découleraient.
15. Force majeure
Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution dû à un événement indépendant de sa volonté, notamment une panne générale d'internet ou d'une plateforme tierce, une cyberattaque ou une décision d'une autorité. La partie concernée en informe l'autre sans délai.
16. Engagements valables
Seuls les engagements figurant dans l'Offre, le bon de commande ou une confirmation écrite de la gérance de Dynaxus lient Dynaxus, notamment en matière de remise, de délai, de fonctionnalité ou d'intégration. Les collaborateurs commerciaux ne peuvent pas accorder d'autres conditions.
17. Modification des conditions
Dynaxus peut modifier les CG. Les nouvelles conditions sont communiquées au Client au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Si elles lui sont défavorables, le Client peut résilier le contrat pour cette date ; à défaut, elles sont réputées acceptées.
18. Dispositions finales
18.1 Les modifications du contrat requièrent la forme écrite ; l'e-mail suffit.
18.2 Si une disposition est nulle, les autres restent valables ; la disposition nulle est remplacée par une disposition valable aussi proche que possible de son but.
18.3 Le Client ne peut céder le contrat à un tiers qu'avec l'accord écrit de Dynaxus.
19. Droit applicable et for
Le contrat est soumis au droit suisse. Le for exclusif est à Genève, sous réserve d'un recours au Tribunal fédéral.
Annexe — Traitement des données pour le compte du Client
Cette annexe constitue le contrat de sous-traitance prévu par l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu'il s'applique, par l'art. 28 du RGPD.
A1. Objet et rôles
Le Client est responsable du traitement des données de ses Utilisateurs finaux. Dynaxus les traite uniquement pour fournir les prestations Secretar-ia, pendant la durée du contrat.
A2. Données et personnes concernées
Utilisateurs finaux du Client : numéro de téléphone et nom de profil WhatsApp, contenu des messages écrits, informations de rendez-vous (date, heure, prestation ou nombre de personnes, nom, remarques), adresse e-mail si elle est donnée, réponses aux rappels, et données techniques des visiteurs du site vitrine.
A3. Instructions
Dynaxus traite les données uniquement selon les instructions documentées du Client, qui figurent dans le contrat et dans les réglages de l'Assistante. Elle informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la loi.
A4. Confidentialité
Les personnes autorisées à traiter les données chez Dynaxus sont tenues à la confidentialité.
A5. Sécurité
Dynaxus prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment : chiffrement des échanges, conservation chiffrée des jetons d'accès, accès limités aux personnes qui en ont besoin et protégés par une authentification renforcée, séparation des données de chaque Client, et accès de chaque Utilisateur final limité à ses propres rendez-vous.
A6. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise Dynaxus à faire appel aux sous-traitants ultérieurs indiqués dans sa politique de confidentialité. Dynaxus leur impose par contrat des obligations de protection équivalentes. Elle informe le Client au moins 30 jours à l'avance de tout nouveau sous-traitant ultérieur ; le Client peut s'y opposer pour un motif lié à la protection des données et, à défaut de solution, résilier le contrat pour la date du changement.
A7. Communication à l'étranger
Les données ne sont communiquées à l'étranger que vers un État offrant un niveau de protection adéquat ou moyennant des garanties appropriées au sens des art. 16 et 17 LPD, telles que décrites dans la politique de confidentialité.
A8. Assistance au Client
Dynaxus aide le Client à répondre aux demandes des Utilisateurs finaux (accès, rectification, suppression) et lui transmet sans délai celles qu'elle reçoit directement. Elle annonce au Client dans les meilleurs délais toute violation de la sécurité des données qui le concerne, avec les informations dont elle dispose, et l'assiste dans ses obligations d'annonce et, le cas échéant, d'analyse d'impact.
A9. Fin du traitement
À la fin du contrat, Dynaxus remet au Client, sur demande formulée dans les 30 jours, une exportation des rendez-vous, puis supprime les données des Utilisateurs finaux dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation.
A10. Contrôle
Dynaxus fournit au Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le Client peut demander un contrôle, à ses frais et avec un préavis raisonnable, sans compromettre la sécurité ni la confidentialité des données des autres clients.
A11. Obligations du Client
Le Client veille à disposer d'un motif justificatif pour le traitement des données de ses Utilisateurs finaux et à les informer de manière appropriée, notamment dans sa propre déclaration de protection des données ; Dynaxus lui fournit sur demande un texte d'information type. Il ne demande pas à l'Assistante de collecter des données sensibles, notamment des données de santé.