Allgemeine Geschäftsbedingungen Secretar-ia

Fassung vom 30. Oktober 2026 · Dynaxus Sàrl, c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genf · UID CHE-371.112.111

Diese Übersetzung dient der Information. Massgebend ist die französische Fassung.

Diese Bedingungen gelten für die Leistungen von Secretar-ia: Agenda WhatsApp, Présence und Leistungen nach Mass. Für die Transporte von Dynaxus Mobility gelten Bedingungen, die mit jeder Offerte mitgeteilt werden.

1. Geltungsbereich

1.1 Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») regeln die Beziehungen zwischen der Dynaxus Sàrl («Dynaxus», «wir») und ihren Kunden für die unter dem Namen Secretar-ia angebotenen Leistungen.

1.2 Diese Leistungen richten sich an Unternehmen, Geschäfte und Selbständige für die Bedürfnisse ihrer beruflichen Tätigkeit («der Kunde»).

1.3 Die AGB sind Bestandteil jeder Offerte, jedes Bestellscheins und jedes Kostenvoranschlags. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, ausser Dynaxus stimmt schriftlich zu. Bei Widersprüchen geht die schriftliche Offerte oder der unterzeichnete Bestellschein den AGB vor.

2. Begriffe

• Offerte: die schriftliche Offerte, der Bestellschein oder der Kostenvoranschlag, worin die gewählten Leistungen, ihr Preis, die Mindestdauer und gegebenenfalls die inbegriffene Nutzung festgehalten sind.
• Assistentin: das Programm mit künstlicher Intelligenz, das im Namen des Kunden die WhatsApp-Nachrichten von dessen eigenen Kunden beantwortet.
• Endnutzer: die Kunden des Kunden, die mit der Assistentin schreiben oder seine Website besuchen.
• Inbetriebnahme: der Tag, an dem die Assistentin oder die Website nach Freigabe durch den Kunden den Endnutzern zur Verfügung gestellt wird.

3. Leistungen

3.1 Agenda WhatsApp

Dynaxus richtet für den Kunden eine Assistentin ein und betreibt sie. Auf WhatsApp und im Rahmen der vom Kunden gelieferten Angaben: stellt sie sich als virtuelle Assistentin vor; schlägt sie freie Termine aus der Agenda des Kunden vor; reserviert, verschiebt oder storniert sie Termine auf Wunsch des Endnutzers; beantwortet sie praktische Fragen (Öffnungszeiten, Preise, Adresse, Anfahrt, Bezahlung); schickt sie am Vortag eine Erinnerung; leitet sie dem Kunden per E-Mail die Anfragen weiter, die aus dem Rahmen fallen. Die Leistung umfasst die Einrichtung, die Einstellung, eine Online-Agenda, das technische Hosting und am Anfang das regelmässige Durchlesen der Gespräche.

3.2 Présence

Dynaxus erstellt und hostet eine Website mit einer bis fünf Seiten (Leistungen, Preise oder Speisekarte, Öffnungszeiten, Anfahrt, Fotos, WhatsApp-Kontaktbutton) und hilft dem Kunden, sein Google-Unternehmensprofil zu erstellen oder zu aktualisieren. Der Inhalt wird aus den Angaben, Texten und Bildern erstellt, die der Kunde liefert; der Kunde gibt die Website vor der Aufschaltung frei.

3.3 Leistungen nach Mass

Jede oben nicht beschriebene Leistung, zum Beispiel die Anbindung an ein vom Kunden bereits genutztes Tool, ist Gegenstand einer separaten Offerte.

3.4 Nicht inbegriffen

Sofern die Offerte nichts anderes vorsieht: das Entgegennehmen von Telefonanrufen, Sekretariatsarbeiten, das Entgegennehmen von Zahlungen, das Erstellen von Offerten im Namen des Kunden, das Verstehen von Sprachnachrichten und Bildern, die Abrechnung mit Versicherungen sowie die Integration in eine Plattform oder Software Dritter.

4. Vertragsschluss

4.1 Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde die Offerte oder den Bestellschein unterzeichnet oder schriftlich annimmt, auch per E-Mail.

4.2 Die Angaben auf der Website und die Berechnungen des Rechners dienen der Orientierung und stellen kein verbindliches Angebot dar.

5. Einrichtung und Mitwirkung des Kunden

5.1 Der Kunde liefert rechtzeitig die nötigen Angaben (Öffnungszeiten, Leistungen, Dauer, Preise, Reservationsregeln, häufige Fragen, E-Mail-Adresse für Weiterleitungen, Texte und Bilder) und sorgt für deren Richtigkeit. Er teilt Dynaxus jede Änderung unverzüglich mit.

5.2 Für Agenda WhatsApp verfügt der Kunde über eine Telefonnummer, die mit der WhatsApp-Business-Plattform von Meta verbunden werden kann, sowie über ein Meta-Business-Portfolio, und er ermächtigt Dynaxus, sich über das Anmeldeverfahren von Meta damit zu verbinden. Ob die App WhatsApp Business auf derselben Nummer weiter genutzt werden kann, hängt von den Regeln von Meta ab und wird nur zugesichert, wenn die Offerte dies festhält.

5.3 Die Fristen für die Inbetriebnahme sind Richtwerte. Sie hängen namentlich von der Mitwirkung des Kunden und von den Freigaben durch Meta ab.

5.4 Der Kunde testet die Assistentin oder die Website und gibt sie vor der Inbetriebnahme frei.

6. Die virtuelle Assistentin

6.1 Die Assistentin ist eine künstliche Intelligenz. Sie stellt sich als solche vor und gibt sich nie als Mensch aus. Der Kunde darf sie nicht anders darstellen.

6.2 Trotz der eingerichteten Kontrollen (wirklich freie Termine, Zusammenfassung vor der Reservation, Bestätigung nach dem Eintrag) kann eine KI Fehler machen. Der Kunde sieht seine Agenda und die weitergeleiteten Anfragen regelmässig durch und meldet jeden festgestellten Fehler unverzüglich, damit Dynaxus die Einstellungen korrigiert.

6.3 Die Assistentin antwortet ausschliesslich zu den Dienstleistungen des Kunden. Der Kunde hält die Bedingungen und Richtlinien von WhatsApp Business und Meta ein, namentlich das Verbot unerwünschter Werbenachrichten. Dynaxus kann die Funktionsweise der Assistentin anpassen, um diese Regeln einzuhalten.

6.4 Der Dienst hängt von Plattformen Dritter ab (Meta, KI-Anbieter, Online-Agenda). Eine Änderung ihrer Regeln, Funktionen oder Preise oder die Sperrung des WhatsApp-Kontos des Kunden durch Meta kann den Dienst beeinträchtigen. Dynaxus informiert den Kunden und sucht so rasch wie möglich eine Lösung.

6.5 Dynaxus sichert kein geschäftliches Ergebnis zu, zum Beispiel eine bestimmte Anzahl Reservationen oder einen Rückgang nicht wahrgenommener Termine.

7. Grösse, inbegriffene Nutzung und Nachrichtenkosten

7.1 Das Abonnement Agenda WhatsApp wird für eine Grösse abgeschlossen: Solo (1 Person mit einer Agenda, bis 400 Kunden pro Monat), Kleines Team (2 bis 3 Personen, bis 1’000 Kunden), Team (4 bis 6 Personen, bis 1’500 Kunden) oder Grosses Team (7 bis 10 Personen, bis 2’000 Kunden). Massgebend ist die höhere der beiden Grössen, nach der Anzahl Personen mit einer Agenda und nach der Anzahl Kunden. Das Abonnement umfasst die Kosten für WhatsApp-Nachrichten und künstliche Intelligenz innerhalb dieser Grenzen. Ein Kunde ist eine einzelne Person, die dem Geschäft im Monat schreibt oder eine Erinnerung erhält, unabhängig von der Zahl ihrer Nachrichten; bei einem Restaurant zählt jede Reservation.

7.2 Übersteigt die Anzahl Personen oder Kunden die vereinbarte Grösse zwei Monate in Folge, schlägt Dynaxus dem Kunden die passende Grösse vor. Ohne vorgängige Zustimmung des Kunden wird kein Zuschlag verrechnet.

8. Preise, Rechnungsstellung und Zahlung

8.1 Es gelten die Preise der Offerte, in Schweizer Franken, exklusive MWST. Die Dynaxus Sàrl ist zum Zeitpunkt des Vertrags nicht im MWST-Register eingetragen. Ab ihrer Eintragung kommt die MWST zum gesetzlichen Satz zu den vereinbarten Preisen hinzu. Für Verträge, die im Rahmen des Einführungsangebots abgeschlossen werden (spätestens am 31. März 2027 unterzeichnet), verstehen sich die vereinbarten Preise bis zum 31. Dezember 2027 inklusive MWST. Das Hinzukommen der MWST oder eine Änderung ihres Satzes gilt nicht als Preiserhöhung im Sinne von Ziff. 8.4.

8.2 Die Einrichtungskosten werden bei Vertragsschluss in Rechnung gestellt. Das Abonnement wird monatlich im Voraus verrechnet, ab dem Monat der Inbetriebnahme; der erste Monat wird anteilsmässig berechnet.

8.3 Rechnungen sind innert 10 Tagen zahlbar. Nach Ablauf dieser Frist und nach einer Mahnung, die 10 Tage ohne Wirkung geblieben ist, kann Dynaxus ihre Leistungen bis zur vollständigen Zahlung aussetzen. Ab Inverzugsetzung ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet.

8.4 Dynaxus kann ihre Preise mit einer schriftlichen Ankündigung von 30 Tagen anpassen, namentlich um eine Erhöhung der Tarife von Meta oder der KI-Anbieter weiterzugeben. Der Kunde kann das Abonnement in diesem Fall auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens des neuen Preises kündigen.

9. Dauer und Kündigung

9.1 Das Abonnement wird für eine erste Dauer von 12 Monaten ab der Inbetriebnahme abgeschlossen.

9.2 Danach verlängert es sich stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern nicht eine schriftliche Kündigung (Brief oder E-Mail) spätestens 3 Monate vor Ende der laufenden Periode bei der anderen Partei eintrifft. Die unterzeichnete Offerte weist gut sichtbar auf diese Regel hin.

9.3 Jede Partei kann den Vertrag aus wichtigen Gründen mit sofortiger Wirkung kündigen, namentlich bei schwerer Vertragsverletzung, anhaltendem Zahlungsverzug oder einer Nutzung, die gegen das Gesetz oder die Regeln von Meta verstösst.

9.4 Bei Vertragsende werden die Assistentin und die Website deaktiviert. Auf Verlangen, das innert 30 Tagen gestellt wird, übergibt Dynaxus dem Kunden einen Export seiner Termine in einem gängigen Format sowie die von ihm gelieferten Texte und Bilder. Die Daten werden anschliessend gemäss Anhang gelöscht. Wurde für den Kunden ein Domainname registriert, überträgt Dynaxus ihn auf Verlangen, sobald alle Rechnungen bezahlt sind.

9.5 Die Einrichtungskosten verbleiben bei Dynaxus, ausser bei einem Verschulden ihrerseits.

10. Geistiges Eigentum

10.1 Der Kunde bleibt Eigentümer der Texte, Bilder, Logos und Angaben, die er liefert. Er sichert zu, die Rechte daran zu besitzen, und räumt Dynaxus das Recht ein, sie zur Vertragserfüllung zu verwenden.

10.2 Die Vorlagen, das Design, der Code, die Konfigurationen, die Anweisungen an die Assistentin und die Werkzeuge von Dynaxus bleiben deren Eigentum. Der Kunde erhält daran für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschliessliches Nutzungsrecht.

10.3 Dynaxus nennt den Kunden nur mit dessen Einverständnis als Referenz.

11. Verfügbarkeit und Wartung

Dynaxus setzt angemessene Mittel ein, um die Verfügbarkeit des Dienstes sicherzustellen, ohne einen unterbruchsfreien Betrieb zuzusichern. Unterbrüche können auftreten, namentlich wegen Wartungsarbeiten oder wegen Plattformen Dritter. Dynaxus bemüht sich, sie gering zu halten und den Kunden zu informieren, wenn sie vorhersehbar sind.

12. Datenschutz

12.1 Für die Daten der Endnutzer ist der Kunde der Verantwortliche, und Dynaxus handelt als Auftragsbearbeiter gemäss dem nachstehenden Anhang, der Bestandteil der AGB ist.

12.2 Für die Daten des Kunden selbst und seiner Mitarbeitenden ist Dynaxus der Verantwortliche, gemäss ihrer Datenschutzerklärung.

13. Vertraulichkeit

Jede Partei behandelt die nicht öffentlichen Informationen der anderen Partei, von denen sie im Rahmen des Vertrags Kenntnis erhält, vertraulich. Diese Pflicht besteht nach Vertragsende fort.

14. Haftung

14.1 Dynaxus haftet für Schäden, die sie absichtlich oder grobfahrlässig verursacht.

14.2 Soweit gesetzlich zulässig, ist jede weitere Haftung ausgeschlossen, insbesondere für leichte Fahrlässigkeit, indirekte Schäden oder Folgeschäden, entgangenen Gewinn, verlorene oder fehlerhafte Reservationen sowie Schäden, die auf unrichtige Angaben des Kunden oder auf Plattformen Dritter zurückgehen.

14.3 Soweit Dynaxus haftet, ist die Haftung auf den Betrag beschränkt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem Schaden bezahlt hat, ausser bei Absicht oder grober Fahrlässigkeit.

14.4 Der Kunde ist für die von ihm gelieferten Inhalte und für seine Nutzung der Dienste verantwortlich und hält Dynaxus von daraus entstehenden Ansprüchen Dritter schadlos.

15. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für eine Verzögerung oder Nichterfüllung infolge eines Ereignisses, das ausserhalb ihres Einflusses liegt, namentlich ein allgemeiner Ausfall des Internets oder einer Plattform Dritter, ein Cyberangriff oder ein behördlicher Entscheid. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich.

16. Verbindliche Zusagen

Dynaxus ist nur durch Zusagen gebunden, die in der Offerte, im Bestellschein oder in einer schriftlichen Bestätigung der Geschäftsführung von Dynaxus stehen, namentlich in Bezug auf Rabatte, Fristen, Funktionen oder Integrationen. Die Mitarbeitenden im Verkauf können keine anderen Bedingungen gewähren.

17. Änderung der Bedingungen

Dynaxus kann die AGB ändern. Die neuen Bedingungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt. Sind sie für ihn nachteilig, kann der Kunde den Vertrag auf diesen Zeitpunkt kündigen; andernfalls gelten sie als angenommen.

18. Schlussbestimmungen

18.1 Änderungen des Vertrags bedürfen der Schriftform; E-Mail genügt.

18.2 Ist eine Bestimmung nichtig, bleiben die übrigen gültig; die nichtige Bestimmung wird durch eine gültige ersetzt, die ihrem Zweck möglichst nahekommt.

18.3 Der Kunde darf den Vertrag nur mit schriftlicher Zustimmung von Dynaxus auf Dritte übertragen.

19. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Der Vertrag untersteht schweizerischem Recht. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Genf, unter Vorbehalt eines Weiterzugs an das Bundesgericht.

Anhang: Datenbearbeitung im Auftrag des Kunden

Dieser Anhang bildet den Vertrag zur Auftragsbearbeitung gemäss Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, gemäss Art. 28 DSGVO.

A1. Gegenstand und Rollen

Der Kunde ist der Verantwortliche für die Bearbeitung der Daten seiner Endnutzer. Dynaxus bearbeitet sie ausschliesslich, um die Leistungen von Secretar-ia zu erbringen, während der Dauer des Vertrags.

A2. Daten und betroffene Personen

Endnutzer des Kunden: Telefonnummer und WhatsApp-Profilname, Inhalt der schriftlichen Nachrichten, Terminangaben (Datum, Uhrzeit, Leistung oder Personenzahl, Name, Bemerkungen), E-Mail-Adresse, falls angegeben, Antworten auf Erinnerungen sowie technische Daten der Besucherinnen und Besucher der Website.

A3. Weisungen

Dynaxus bearbeitet die Daten ausschliesslich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden, die im Vertrag und in den Einstellungen der Assistentin festgehalten sind. Sie informiert den Kunden, wenn ihr eine Weisung gesetzeswidrig erscheint.

A4. Vertraulichkeit

Die Personen, die bei Dynaxus zur Bearbeitung der Daten befugt sind, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

A5. Sicherheit

Dynaxus trifft geeignete technische und organisatorische Massnahmen, namentlich: Verschlüsselung der Übertragung, verschlüsselte Aufbewahrung der Zugriffstoken, Zugriffe, die auf die Personen beschränkt sind, die sie benötigen, und die durch eine verstärkte Authentifizierung geschützt sind, Trennung der Daten jedes Kunden, und Zugriff jedes Endnutzers nur auf seine eigenen Termine.

A6. Unterauftragsbearbeiter

Der Kunde ermächtigt Dynaxus, die in ihrer Datenschutzerklärung genannten Unterauftragsbearbeiter beizuziehen. Dynaxus auferlegt ihnen vertraglich gleichwertige Schutzpflichten. Sie informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über jeden neuen Unterauftragsbearbeiter; der Kunde kann aus einem Grund des Datenschutzes widersprechen und, wenn keine Lösung gefunden wird, den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

A7. Bekanntgabe ins Ausland

Daten werden nur in einen Staat mit angemessenem Schutzniveau oder gestützt auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 und 17 DSG ins Ausland bekanntgegeben, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

A8. Unterstützung des Kunden

Dynaxus hilft dem Kunden, Begehren der Endnutzer zu beantworten (Auskunft, Berichtigung, Löschung), und leitet ihm jene, die sie direkt erhält, unverzüglich weiter. Sie meldet dem Kunden so rasch wie möglich jede Verletzung der Datensicherheit, die ihn betrifft, mit den ihr vorliegenden Informationen, und unterstützt ihn bei seinen Meldepflichten und gegebenenfalls bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

A9. Ende der Bearbeitung

Bei Vertragsende übergibt Dynaxus dem Kunden auf Verlangen, das innert 30 Tagen gestellt wird, einen Export der Termine und löscht danach die Daten der Endnutzer innert 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

A10. Kontrolle

Dynaxus stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieses Anhangs nachzuweisen. Der Kunde kann auf eigene Kosten und mit angemessener Vorankündigung eine Kontrolle verlangen, ohne die Sicherheit oder die Vertraulichkeit der Daten anderer Kunden zu gefährden.

A11. Pflichten des Kunden

Der Kunde sorgt dafür, dass er für die Bearbeitung der Daten seiner Endnutzer über einen Rechtfertigungsgrund verfügt und sie angemessen informiert, namentlich in seiner eigenen Datenschutzerklärung; Dynaxus stellt ihm auf Verlangen einen Mustertext zur Verfügung. Er verlangt von der Assistentin nicht, besonders schützenswerte Daten zu erheben, namentlich Gesundheitsdaten.