Datenschutzerklärung

Fassung vom [Datum der Umschaltung] · Dynaxus Sàrl, Genf

Diese Übersetzung dient der Information. Massgebend ist die französische Fassung.

Die Dynaxus Sàrl übt zwei Tätigkeiten aus: Secretar-ia.ch, das für Geschäfte eine virtuelle Assistentin für Reservationen über WhatsApp sowie Websites einrichtet, und Dynaxus Mobility, das Privattransporte mit professionellen Partnerchauffeuren organisiert.

Diese Erklärung erläutert, welche Personendaten wir bearbeiten, wozu, mit wem wir sie teilen, wie lange wir sie aufbewahren und wie Sie sie einsehen oder löschen lassen können. Sie gilt für diese Website, unabhängig von der Adresse, über die Sie darauf zugreifen, für unseren Austausch per WhatsApp, E-Mail und Telefon sowie für unsere Dienstleistungen.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Dynaxus Sàrl
c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genf, Schweiz
UID: CHE-371.112.111
E-Mail: contact@secretar-ia.ch · Telefon und WhatsApp: +41 76 494 99 46

Wir bearbeiten Personendaten gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (revidiertes DSG, auch nDSG, in Kraft seit dem 1. September 2023) und seiner Verordnung (DSV). Soweit die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, zum Beispiel für eine Person mit Wohnsitz in der Europäischen Union, der wir unsere Dienstleistungen anbieten, halten wir auch deren Anforderungen ein.

2. Unsere Rolle je nach Situation

Ist das Geschäft verantwortlich, können Sie sich an das Geschäft oder an uns wenden: Wir leiten Ihr Begehren wenn nötig weiter.

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Wenn Sie diese Website besuchen

• Technische Daten, die unser Server automatisch aufzeichnet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Herkunftsseite, Art des Geräts und des Browsers.
• Diese Website verwendet weder Cookies noch ein Werkzeug zur Reichweitenmessung noch Werbe-Tracker oder Tracker sozialer Netzwerke (siehe Abschnitt 8).
• Der Rentabilitätsrechner läuft in Ihrem Browser: Wir speichern die eingegebenen Zahlen nicht. Sie erreichen uns nur, wenn Sie sie uns mit dem Formular oder per WhatsApp senden.

3.2 Wenn Sie eine Demo anfragen (Kontaktformular)

• Name, Name und Branche des Geschäfts, Telefon, E-Mail, das Angebot, das Sie interessiert.
• Falls Sie es angeben: wie Sie heute Reservationen entgegennehmen, die ungefähre Zahl der Anfragen pro Woche, ob Sie eine Website haben, Ihre Nachricht und die Ergebnisse des Rechners.
• Um missbräuchliche Einsendungen zu verhindern, speichern wir zudem einen verschlüsselten Abdruck Ihrer IP-Adresse, aus dem sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt und der nach 48 Stunden gelöscht wird.

3.2 bis Wenn Sie den Fragebogen zur Konfiguration der Assistentin ausfüllen

Dieses Formular wird Geschäften geschickt, die sich für Secretar-ia.ch entschieden haben, um die Einrichtung vorzubereiten. Wir bearbeiten darin: die Kontaktdaten der Person, die es ausfüllt (Name, Telefon, E-Mail); die Angaben zum Geschäft (Name, Adresse, Branche, Grösse, WhatsApp-Nummer, verwendete Agenda); die Einstellungen der Assistentin (Öffnungszeiten, Leistungen, Dauer und Preise, Reservations- und Stornoregeln, praktische Hinweise, Adresse für weitergeleitete Anfragen, Vorname und Ton der Assistentin); gegebenenfalls die Vornamen der Teammitglieder, die Termine vergeben, und ihre Arbeitszeiten; Ihre Bemerkungen; das Sendedatum, den Link, über den Sie gekommen sind, und gegebenenfalls den Namen des Vermittlers, der ihn Ihnen weitergegeben hat. Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser gespeichert, während Sie das Formular ausfüllen, bis Sie es absenden. Um missbräuchliche Einsendungen zu verhindern, speichern wir zudem einen verschlüsselten Abdruck Ihrer IP-Adresse, aus dem sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt und der nach 48 Stunden gelöscht wird. Bitte geben Sie keine besonders schützenswerten Daten an, namentlich keine Gesundheitsdaten. Wenn Sie die Vornamen Ihrer Mitarbeitenden angeben, informieren Sie diese bitte darüber, dass wir sie zur Einrichtung Ihrer Agenda verwenden.

3.3 Wenn Sie an die WhatsApp-Nummer von Dynaxus schreiben (+41 76 494 99 46)

• Ihre Telefonnummer, der Name Ihres WhatsApp-Profils und der Inhalt der schriftlichen Nachrichten.
• Die Angaben, die Sie uns machen: Ihr Name, Name, Branche und Adresse Ihres Geschäfts, der gewünschte Zeitpunkt und Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie eine Einladung erhalten möchten.
• Die mit Ihnen vereinbarten Demo- oder Telefontermine sowie deren Änderungen.

Nachrichten an diese Nummer werden von unserem Team gelesen und bearbeitet. Derzeit antwortet dort keine KI.

3.4 Wenn Sie bei Dynaxus Mobility einen Transport anfragen

• Vollständiger Name, Telefon, E-Mail, Datum und Uhrzeit des Transfers, einfache Fahrt oder Hin- und Rückfahrt, Abhol- und Zielort.
• Die von Ihnen gemachten Angaben: Anzahl Fahrgäste, Gepäck, Flugnummer, gewünschte Sprache des Chauffeurs, Kindersitz, Bedürfnisse bezüglich Barrierefreiheit.
• Die Offerte, die Bestätigung, der Ablauf der Fahrt und die Rechnungsdaten.

Wenn Sie uns ein Bedürfnis im Zusammenhang mit der Gesundheit oder Mobilität eines Fahrgasts mitteilen oder die Fahrt ein Kind betrifft, verwenden wir diese Angaben ausschliesslich zur Organisation der Fahrt und geben sie nur an den mit der Fahrt betrauten Chauffeur weiter. Bitte teilen Sie uns nur das Nötige mit.

3.5 Geschäftskunden und Interessenten von Secretar-ia.ch

• Kontaktdaten: Name, Funktion, Telefon, E-Mail, Name und Adresse des Geschäfts.
• Geschäftliche Angaben: Notizen zu Terminen, gemeinsam gemachte Berechnungen, gewähltes Angebot, Bestellschein, Rechnungs- und Zahlungsdaten.
• Angaben zur Konfiguration: Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Reservationsregeln, Vorname der Assistentin, E-Mail-Adresse für weitergeleitete Anfragen.
• Daten des WhatsApp-Business-Kontos, das über die integrierte Anmeldung von Meta verbunden wird: Kennung des Kontos, Telefonnummer und deren Kennung, angezeigter Name, Nachrichtenvorlagen und das Zugriffstoken, das uns erlaubt, für das Geschäft Nachrichten zu senden und zu empfangen.
• Für das Angebot Présence: die für die Website gelieferten Texte, Fotos und Logos.
• Verkaufsbetreuung in unserem internen Bereich: Herkunft der Anfrage (Website, WhatsApp oder Erfassung von Hand), Status, Demo-Termine (Datum, Ort, Notizen, Ergebnis), zuständige Verkaufsperson und Datum der nächsten Kontaktaufnahme.

3.6 Kundinnen und Kunden eines Geschäfts, die dessen WhatsApp-Assistentin schreiben

Diese Daten bearbeiten wir im Auftrag des Geschäfts:

• Ihre WhatsApp-Telefonnummer und der Name Ihres WhatsApp-Profils;
• der Inhalt der schriftlichen Nachrichten, die Sie mit der Assistentin austauschen;
• die Angaben zu Ihren Terminen: Datum, Uhrzeit, Leistung oder Personenzahl, angegebener Name, allfällige Bemerkungen;
• Ihre E-Mail-Adresse, nur wenn Sie sie angeben, um eine Bestätigung zu erhalten;
• Ihre Antworten auf Erinnerungen (Bestätigung, Wunsch nach Verschiebung oder Stornierung).

Die Assistentin liest keine Sprachnachrichten, Fotos oder anderen Dateien: Sie bittet Sie, Ihr Anliegen zu schreiben. Bitte senden Sie ihr keine besonders schützenswerten Angaben wie Gesundheitsdaten.

3.7 Besucherinnen und Besucher einer Présence-Website

Technische Daten, die das Hosting aufzeichnet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser). Wenn die Website es erlaubt, dem Geschäft per WhatsApp zu schreiben, findet der Austausch direkt zwischen Ihnen und dem Geschäft statt, in der WhatsApp-App.

3.8 Verkaufsmitarbeitende und Vermittler

• Kontaktdaten: Name, E-Mail, Telefon, Code des persönlichen Links.
• Konto des internen Bereichs: Hashwert des Passworts (nie das Passwort selbst), Datum der letzten Anmeldung, Protokoll der ausgeführten Aktionen.
• Tätigkeit: zugeteilte Interessenten und Termine, abgeschlossene Verträge, berechnete und ausbezahlte Provisionen.
• Nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen: ein verschlüsselter Abdruck der IP-Adresse, aus dem sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt und der nach 48 Stunden gelöscht wird.

4. Wozu wir sie bearbeiten

• Ihre Anfragen beantworten: Sie kontaktieren, eine Demo oder ein Telefongespräch organisieren, Ihre Nachrichten beantworten.
• Die Dienstleistungen von Secretar-ia.ch erbringen: die Einrichtung anhand des Konfigurationsfragebogens vorbereiten, Einrichtung, Betrieb der Assistentin (einen Termin reservieren, verschieben oder stornieren, die Bestätigung und die Erinnerung am Vortag senden, dem Geschäft weiterleiten, was aus dem Rahmen fällt), Erstellung und Hosting der Websites, Unterstützung, Rechnungsstellung.
• Die Qualität des Dienstes sicherstellen: In den ersten Wochen eines Geschäfts und danach bei einem gemeldeten Problem lesen wir Gespräche durch, um die Einstellungen der Assistentin zu korrigieren.
• Die Verkaufsbetreuung organisieren: Interessenten und Termine den Verkaufsmitarbeitenden zuteilen, sie per E-Mail darüber informieren, Verträge erfassen und Provisionen berechnen.
• Die Transporte von Dynaxus Mobility organisieren: die Offerte erstellen, die Fahrt bestätigen, sie einem Partnerchauffeur übergeben, sie begleiten und verrechnen.
• Die Website betreiben und schützen: Anzeige, Verhinderung von Missbrauch.
• Unsere gesetzlichen Pflichten erfüllen, namentlich in Buchhaltung und Steuern.

Diese Bearbeitungen stützen sich auf die Erfüllung eines Vertrags oder auf vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage hin, auf unsere gesetzlichen Pflichten, auf Ihre Einwilligung, wenn wir sie einholen, und auf unser berechtigtes Interesse, zuverlässige und sichere Dienstleistungen zu erbringen und sie zu verbessern.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir verwenden sie nicht für gezielte Werbung und versenden keine Werbenachrichten per WhatsApp. Nach einer Anfrage von Ihnen können wir Sie zu dieser Anfrage erneut kontaktieren; Sie können uns jederzeit mitteilen, dass wir das nicht mehr tun sollen.

5. Künstliche Intelligenz

Die Assistentinnen der Geschäfte (Agenda WhatsApp)

Der Text des Gesprächs und die für die Antwort nötigen Angaben des Geschäfts (Öffnungszeiten, Leistungen, freie Termine) werden an das KI-Modell Claude von Anthropic übermittelt. Die Assistentin stellt sich als KI vor und gibt sich nie als Mensch aus. Sie beschränkt sich auf den Dienst des Geschäfts: Reservationen und praktische Fragen.

• Gemäss seinen Geschäftsbedingungen verwendet dieser Anbieter die von unseren Diensten übermittelten Daten nicht zum Trainieren seiner Modelle.
• Es wird keine Entscheidung, die für Sie eine Rechtsfolge oder erhebliche Auswirkungen hat, vollständig automatisiert getroffen: Ein Termin wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung eingetragen, und Sie können verlangen, dass ein Mensch eine Antwort überprüft.
• Eine KI kann sich irren: Verlangen Sie im Zweifelsfall, mit einem Menschen zu sprechen.

Axo, der KI-Assistent von Secretar-ia.ch, ist derzeit nicht in Betrieb. Vor einer Wiederinbetriebnahme wird diese Erklärung aktualisiert.

6. Empfänger und Dienstleister

Wir ziehen folgende Dienstleister bei, die die Daten ausschliesslich bearbeiten, um uns ihre Dienstleistung zu erbringen, im Rahmen eines Vertrags:

Je nach Situation geben wir Daten auch bekannt:

• dem betreffenden Geschäft, das die Angaben zu den bei seiner Assistentin gemachten Reservationen und die von ihr weitergeleiteten Anfragen erhält;
• dem Chauffeur oder dem Partner-Transportunternehmen, das eine Fahrt von Dynaxus Mobility ausführt: Name, Telefon, Zeiten, Orte und für die Fahrt nützliche Angaben;
• den Mitarbeitenden im Verkauf von Secretar-ia.ch, für die Betreuung der ihnen zugeteilten Interessenten und Kunden; jede Person greift nur auf die ihr anvertrauten Dossiers zu;
• Google (Dienst Google Maps), wenn ein Mitglied unseres Teams den Plan zur Adresse eines Termins öffnet: Es wird nur diese Adresse übermittelt;
• unserem Treuhänder, unseren Beratern oder den Behörden, wenn es nötig ist oder das Gesetz es verlangt.

Wenn Sie WhatsApp nutzen, bearbeitet Meta bestimmte Daten auch für eigene Zwecke, gemäss der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Einige Dienstleister bearbeiten Daten ausserhalb der Schweiz, in der Europäischen Union oder in den USA. Der Bundesrat anerkennt, dass die Staaten der Europäischen Union ein angemessenes Schutzniveau bieten. Seit dem 15. September 2024 anerkennt er dies auch für amerikanische Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Bei einem nicht zertifizierten amerikanischen Empfänger stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannt und an das Schweizer Recht angepasst sind. Sie können von uns eine Kopie dieser Garantien verlangen.

8. Cookies und lokaler Speicher

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet weder ein Werkzeug zur Reichweitenmessung noch Werbe-Tracker oder Tracker sozialer Netzwerke. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server: Die Anzeige der Website übermittelt keine Daten an Dritte.

Der interne Bereich für unser Team (Geschäftsführung und Verkaufsmitarbeitende) speichert ein Sitzungstoken im Sitzungsspeicher des Browsers der angemeldeten Person; es wird beim Schliessen des Tabs gelöscht. Er verwendet keine Cookies.

Der Konfigurationsfragebogen speichert Ihre Antworten im lokalen Speicher Ihres Browsers (Schlüssel secretaria-questionnaire-express-v1), während Sie ihn ausfüllen, damit Sie später weiterfahren können. Sie erreichen uns erst, wenn Sie sie absenden. Sie können sie im Fragebogen («Effacer toutes mes réponses») oder in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

9. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren die Daten nur so lange auf, wie es für die oben beschriebenen Zwecke nötig ist oder wie das Gesetz es verlangt. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

• Demo-Anfragen und Daten von Interessenten: 24 Monate nach dem letzten Austausch, wenn kein Vertrag zustande kommt. Abdruck der IP-Adresse: 48 Stunden.
• Konfigurationsfragebogen: während der ganzen Vertragsbeziehung, danach wie die Daten der Geschäftskunden; kommt kein Vertrag zustande oder wird er aufgehoben, werden sie spätestens 24 Monate nach dem Absenden gelöscht. Abdruck der IP-Adresse: 48 Stunden.
• Gespräche mit der WhatsApp-Nummer von Dynaxus: 12 Monate nach der letzten Nachricht, oder während der ganzen Vertragsbeziehung, wenn Sie Kunde werden.
• Transportanfragen ohne Folge: 12 Monate. Ausgeführte Fahrten: für die Dauer der Dienstleistung, danach die Buchhaltungsbelege wie unten angegeben.
• Gespräche und Termine der Kundinnen und Kunden eines Geschäfts: während der Dauer des Vertrags mit dem Geschäft, das für diese Daten verantwortlich bleibt und jederzeit deren Löschung verlangen kann; bei Vertragsende gelöscht.
• Zugriffstoken und Daten des WhatsApp-Business-Kontos eines Geschäfts: solange das Konto mit unserem Dienst verbunden ist, danach gelöscht.
• Daten der Geschäftskunden: während der Vertragsbeziehung, danach gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
• Verträge, Rechnungen und Buchhaltungsbelege: 10 Jahre, wie es das Obligationenrecht verlangt.
• Konten der Verkaufsmitarbeitenden und Vermittler: während der Zusammenarbeit, danach deaktiviert; gelöscht, sobald sie für die Berechnung und den Nachweis der Provisionen nicht mehr nötig sind. Protokoll der Aktionen im internen Bereich: 24 Monate.
• Technische Protokolle des Servers: eine kurze Dauer, beschränkt auf die Bedürfnisse von Sicherheit und Betrieb.

10. Sicherheit

Der Austausch mit der Website ist verschlüsselt (HTTPS). Der Zugriff auf die Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn benötigen, und durch starke Passwörter und eine verstärkte Authentifizierung geschützt. Die WhatsApp-Zugriffstoken werden verschlüsselt aufbewahrt und nie an Dritte weitergegeben. Jede Kundin und jeder Kunde eines Geschäfts kann nur die eigenen Termine einsehen und ändern. In unserem internen Bereich werden Passwörter nur als Hashwert gespeichert, jede Verkaufsperson greift nur auf die ihr zugeteilten Interessenten und Termine zu, und die Aktionen werden protokolliert. Wir wählen Dienstleister, die vertragliche Sicherheitsgarantien bieten. Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die für Sie ein hohes Risiko darstellt, informieren wir den EDÖB und wenn nötig die betroffenen Personen, wie es das Gesetz vorsieht.

11. Ihre Rechte

Sie können jederzeit und kostenlos:

• erfahren, ob wir Daten über Sie bearbeiten, und eine Kopie davon erhalten (Auskunftsrecht);
• unrichtige Daten berichtigen lassen;
• Ihre Daten löschen oder deren Bearbeitung einschränken lassen;
• einer Bearbeitung widersprechen, namentlich jeder weiteren Kontaktaufnahme durch uns;
• eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen;
• die Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem gängigen Format erhalten (Datenübertragbarkeit);
• verlangen, dass ein Mensch eine Antwort einer KI überprüft.

Schreiben Sie uns an contact@secretar-ia.ch. Wir können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen, zum Beispiel indem Sie uns von der betreffenden WhatsApp-Nummer oder E-Mail-Adresse aus schreiben. Wir antworten innert 30 Tagen. Gewisse Daten müssen aufbewahrt werden, um das Gesetz einzuhalten: Wir teilen es Ihnen gegebenenfalls mit.

Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden. Wenn Sie in der Europäischen Union wohnen, können Sie bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes Beschwerde einreichen.

12. Ihre Daten löschen lassen

Sie haben der WhatsApp-Assistentin eines Geschäfts geschrieben

1. Senden Sie eine E-Mail an contact@secretar-ia.ch mit dem Betreff «Löschung meiner Daten».
2. Geben Sie die verwendete WhatsApp-Nummer und den Namen des Geschäfts an, dem Sie geschrieben haben.
3. Wir prüfen, ob das Begehren tatsächlich von der Inhaberin oder dem Inhaber der Nummer stammt, und löschen dann Ihre Gespräche, Ihre Termine und Ihre E-Mail-Adresse innert 30 Tagen, bei uns und in der Agenda des Geschäfts. Wir bestätigen Ihnen die Löschung per E-Mail.

Sie können das Begehren auch direkt beim Geschäft stellen, das es an uns weiterleitet. Die Nachrichten bleiben in Ihrer eigenen WhatsApp-App sichtbar, wo Sie sie selbst löschen können.

Sie haben uns geschrieben, eine Demo oder einen Transport angefragt oder den Konfigurationsfragebogen ausgefüllt

Senden Sie eine E-Mail an contact@secretar-ia.ch mit dem Betreff «Löschung meiner Daten» und geben Sie die verwendete Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an. Wir löschen Ihre Daten innert 30 Tagen und bestätigen es Ihnen, ausgenommen die Unterlagen, die wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen (zum Beispiel eine Rechnung).

Sie sind Geschäftskunde

• Schreiben Sie uns an contact@secretar-ia.ch, um die Trennung Ihres WhatsApp-Business-Kontos und die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
• Sie können der Dynaxus Sàrl den Zugriff auch selbst entziehen, in den Einstellungen Ihres Meta-Business-Portfolios (Unternehmenseinstellungen, dann Partner oder Integrationen).
• Innert 30 Tagen löschen wir das Zugriffstoken, die Daten des WhatsApp-Business-Kontos, die Konfiguration der Assistentin, die Gespräche und die Termine, ausgenommen die Unterlagen, die wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen (Vertrag, Rechnungen).

13. Minderjährige

Unsere Dienstleistungen richten sich an Erwachsene. Betrifft ein Transport von Dynaxus Mobility ein Kind, zum Beispiel ein Schulweg, werden uns die nötigen Angaben von einem Elternteil oder einer gesetzlichen Vertretung mitgeteilt, und wir verwenden sie ausschliesslich zur Organisation der Fahrt.

14. Änderungen und Kontakt

Wir können diese Erklärung anpassen, zum Beispiel wenn wir einen Dienstleister wechseln oder eine Funktion hinzufügen. Es gilt stets die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit ihrem Datum. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir die Geschäftskunden im Voraus.

Bei Fragen zu Ihren Daten: contact@secretar-ia.ch, oder per Post an Dynaxus Sàrl, c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genf.