Politique de confidentialité

Version du [date de la bascule] · Dynaxus Sàrl, Genève

Dynaxus Sàrl exerce deux activités : Secretar-ia.ch, qui installe pour les commerces une assistante virtuelle de réservation par WhatsApp et des sites vitrines, et Dynaxus Mobility, qui organise des transports privés avec des chauffeurs professionnels partenaires.

Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons et comment vous pouvez les consulter ou les faire supprimer. Elle s'applique à ce site, quelle que soit l'adresse par laquelle vous y accédez, à nos échanges par WhatsApp, e-mail et téléphone, et à nos services.

1. Qui est responsable de vos données

Dynaxus Sàrl
c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genève, Suisse
IDE : CHE-371.112.111
E-mail : contact@secretar-ia.ch · Téléphone et WhatsApp : +41 76 494 99 46

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD révisée, ou nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) et son ordonnance (OPDo). Lorsque le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) s'applique, par exemple pour une personne qui réside dans l'Union européenne et à qui nous offrons nos services, nous respectons aussi ses exigences.

2. Notre rôle selon la situation

Lorsque le commerce est responsable, vous pouvez vous adresser à lui ou à nous : nous lui transmettons votre demande si nécessaire.

3. Les données que nous traitons

3.1 Lorsque vous visitez ce site

• Données techniques enregistrées automatiquement par notre serveur : adresse IP, date et heure, pages consultées, page de provenance, type d'appareil et de navigateur.
• Ce site n'utilise ni cookie, ni outil de mesure d'audience, ni traceur publicitaire ou de réseau social (voir section 8).
• Le calculateur de rentabilité fonctionne dans votre navigateur : nous n'enregistrons pas les chiffres saisis. Ils nous parviennent seulement si vous choisissez de nous les envoyer, avec le formulaire ou par WhatsApp.

3.2 Lorsque vous demandez une démonstration (formulaire de contact)

• Nom, nom et secteur du commerce, téléphone, e-mail, offre qui vous intéresse.
• Si vous les donnez : votre façon de prendre les réservations aujourd'hui, le nombre approximatif de demandes par semaine, l'existence d'un site internet, votre message et les résultats du calculateur.
• Pour éviter les envois abusifs, nous enregistrons aussi une empreinte chiffrée de votre adresse IP, qui ne permet pas de la retrouver et qui est effacée après 48 heures.

3.2 bis Lorsque vous remplissez le questionnaire de configuration de l'assistante

Ce formulaire est envoyé aux commerces qui ont choisi Secretar-ia.ch, pour préparer l'installation. Nous y traitons : les coordonnées de la personne qui le remplit (nom, téléphone, e-mail) ; les informations du commerce (nom, adresse, secteur, taille, numéro WhatsApp, agenda utilisé) ; les réglages de l'assistante (horaires, prestations, durées et prix, règles de réservation et d'annulation, informations pratiques, adresse qui reçoit les demandes transmises, prénom et ton de l'assistante) ; le cas échéant, les prénoms des personnes de l'équipe qui prennent des rendez-vous et leurs horaires ; vos remarques ; la date d'envoi, le lien par lequel vous êtes arrivé et, s'il y en a un, le nom de l'apporteur d'affaires qui vous l'a transmis. Vos réponses sont gardées dans votre navigateur pendant que vous remplissez le formulaire, jusqu'à leur envoi. Pour éviter les envois abusifs, nous enregistrons aussi une empreinte chiffrée de votre adresse IP, qui ne permet pas de la retrouver et qui est effacée après 48 heures. Merci de ne pas y indiquer de données sensibles, notamment de santé. Si vous renseignez les prénoms de vos collaborateurs, informez-les que nous les utilisons pour configurer votre agenda.

3.3 Lorsque vous écrivez au numéro WhatsApp de Dynaxus (+41 76 494 99 46)

• Votre numéro de téléphone, le nom de votre profil WhatsApp et le contenu des messages écrits.
• Les informations que vous nous donnez : votre nom, le nom, le secteur et l'adresse de votre commerce, le moment souhaité, et votre adresse e-mail si vous voulez recevoir une invitation.
• Les rendez-vous de démonstration ou d'appel fixés avec vous, ainsi que leurs modifications.

Les messages envoyés à ce numéro sont lus et traités par notre équipe. Aucune IA n'y répond pour le moment.

3.4 Lorsque vous demandez un transport à Dynaxus Mobility

• Nom complet, téléphone, e-mail, date et heure du transfert, aller simple ou aller-retour, lieux de prise en charge et de dépose.
• Les précisions que vous indiquez : nombre de passagers, bagages, numéro de vol, langue souhaitée du chauffeur, siège enfant, besoins d'accessibilité.
• Le devis, la confirmation, le déroulement de la course et les données de facturation.

Si vous nous indiquez un besoin lié à la santé ou à la mobilité d'un passager, ou si le trajet concerne un enfant, nous utilisons ces informations uniquement pour organiser le trajet et ne les transmettons qu'au chauffeur chargé de la course. Merci de ne nous donner que ce qui est nécessaire.

3.5 Commerces clients et prospects de Secretar-ia.ch

• Coordonnées : nom, fonction, téléphone, e-mail, nom et adresse du commerce.
• Informations commerciales : notes de rendez-vous, calculs faits ensemble, offre choisie, bon de commande, données de facturation et de paiement.
• Informations de configuration : horaires, prestations, prix, règles de réservation, prénom de l'assistante, adresse e-mail qui reçoit les demandes transmises.
• Données du compte WhatsApp Business connecté par l'inscription intégrée de Meta : identifiant du compte, numéro de téléphone et son identifiant, nom affiché, modèles de messages, et le jeton d'accès qui nous autorise à envoyer et recevoir les messages pour le commerce.
• Pour l'offre Présence : les textes, photos et logos fournis pour le site vitrine.
• Suivi commercial dans notre espace interne : origine de la demande (site, WhatsApp ou saisie), statut, rendez-vous de démonstration (date, lieu, notes, résultat), commercial chargé du dossier et date de relance.

3.6 Clients d'un commerce qui écrivent à son assistante WhatsApp

Nous traitons ces données pour le compte du commerce :

• votre numéro de téléphone WhatsApp et le nom de votre profil WhatsApp ;
• le contenu des messages écrits échangés avec l'assistante ;
• les informations de vos rendez-vous : date, heure, prestation ou nombre de personnes, nom indiqué, remarques éventuelles ;
• votre adresse e-mail, uniquement si vous la donnez pour recevoir une confirmation ;
• vos réponses aux rappels (confirmation, demande de déplacement ou d'annulation).

L'assistante ne lit pas les messages vocaux, les photos ni les autres fichiers : elle vous demande d'écrire votre demande. Merci de ne pas lui envoyer d'informations sensibles, comme des données de santé.

3.7 Visiteurs d'un site vitrine Présence

Données techniques enregistrées par l'hébergement (adresse IP, date et heure, page consultée, navigateur). Si le site permet d'écrire au commerce par WhatsApp, l'échange a lieu directement entre vous et le commerce, sur l'application WhatsApp.

3.8 Commerciaux et apporteurs d'affaires

• Coordonnées : nom, e-mail, téléphone, code du lien personnel.
• Compte de l'espace interne : empreinte du mot de passe (jamais le mot de passe lui-même), date de la dernière connexion, journal des actions effectuées.
• Activité : prospects et rendez-vous attribués, contrats conclus, commissions calculées et versées.
• Après des essais de connexion ratés : une empreinte chiffrée de l'adresse IP, qui ne permet pas de la retrouver et qui est effacée après 48 heures.

4. Pourquoi nous les traitons

• Répondre à vos demandes : vous recontacter, organiser une démonstration ou un appel, répondre à vos messages.
• Fournir les services Secretar-ia.ch : préparer l'installation à partir du questionnaire de configuration, mise en place, fonctionnement de l'assistante (réserver, déplacer ou annuler un rendez-vous, envoyer la confirmation et le rappel de la veille, transmettre au commerce ce qui sort de l'ordinaire), réalisation et hébergement des sites vitrines, assistance, facturation.
• Assurer la qualité du service : pendant les premières semaines d'un commerce, puis en cas de problème signalé, nous relisons des conversations pour corriger les réglages de l'assistante.
• Organiser le suivi commercial : attribuer les prospects et les rendez-vous aux commerciaux, les en informer par e-mail, enregistrer les contrats et calculer les commissions.
• Organiser les transports Dynaxus Mobility : établir le devis, confirmer la course, la confier à un chauffeur partenaire, assurer son suivi et la facturer.
• Faire fonctionner et sécuriser le site : affichage, prévention des abus.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales.

Ces traitements reposent sur l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande, sur nos obligations légales, sur votre consentement lorsque nous le demandons, et sur notre intérêt légitime à fournir des services fiables, sûrs et à les améliorer.

Nous ne vendons pas vos données. Nous ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée et nous n'envoyons pas de messages publicitaires par WhatsApp. Après une demande de votre part, nous pouvons vous recontacter au sujet de cette demande ; vous pouvez nous dire à tout moment de ne plus le faire.

5. Intelligence artificielle

Les assistantes des commerces (Agenda WhatsApp)

Le texte de la conversation et les informations du commerce utiles à la réponse (horaires, prestations, créneaux libres) sont transmis au modèle d'intelligence artificielle Claude d'Anthropic. L'assistante se présente comme une IA et ne se fait jamais passer pour une personne. Elle s'en tient au service du commerce : réservations et questions pratiques.

• Selon ses conditions commerciales, ce fournisseur n'utilise pas les données transmises par nos services pour entraîner ses modèles.
• Aucune décision ayant pour vous un effet juridique ou des conséquences importantes n'est prise de manière entièrement automatisée : un rendez-vous n'est enregistré qu'après votre accord explicite, et vous pouvez demander qu'une personne réexamine une réponse.
• Une IA peut se tromper : en cas de doute, demandez à parler à une personne.

Axo, l'assistant IA de Secretar-ia.ch, n'est pas en service pour le moment. Avant toute remise en service, cette politique sera mise à jour.

6. Destinataires et prestataires

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent les données uniquement pour nous fournir leur service, dans le cadre d'un contrat :

Selon la situation, nous communiquons aussi des données :

• au commerce concerné, qui reçoit les informations des réservations faites auprès de son assistante et les demandes qu'elle lui transmet ;
• au chauffeur ou à l'entreprise de transport partenaire qui effectue une course Dynaxus Mobility : nom, téléphone, horaires, lieux et précisions utiles au trajet ;
• aux collaborateurs commerciaux de Secretar-ia.ch, pour le suivi des prospects et des clients qui leur sont attribués ; chacun n'accède qu'aux dossiers qui lui sont confiés ;
• à Google (service Google Maps), lorsqu'un membre de notre équipe ouvre le plan de l'adresse d'un rendez-vous : seule cette adresse est transmise ;
• à notre fiduciaire, à nos conseils ou aux autorités, lorsque c'est nécessaire ou que la loi l'exige.

Lorsque vous utilisez WhatsApp, Meta traite aussi certaines données pour son propre compte, selon la politique de confidentialité de WhatsApp.

7. Communication à l'étranger

Certains prestataires traitent des données hors de Suisse, dans l'Union européenne ou aux États-Unis. Le Conseil fédéral reconnaît que les États de l'Union européenne offrent un niveau de protection adéquat. Depuis le 15 septembre 2024, il le reconnaît aussi pour les entreprises américaines certifiées selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Pour un destinataire américain non certifié, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et adaptées au droit suisse. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

8. Cookies et stockage local

Ce site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur publicitaire ou de réseau social. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur : l'affichage du site ne transmet aucune donnée à un tiers.

L'espace interne réservé à notre équipe (gérant et commerciaux) garde un jeton de session dans le stockage de session du navigateur de la personne connectée ; il est effacé à la fermeture de l'onglet. Il n'utilise aucun cookie.

Le questionnaire de configuration garde vos réponses dans le stockage local de votre navigateur (clé secretaria-questionnaire-express-v1) pendant que vous le remplissez, pour que vous puissiez y revenir. Elles ne nous parviennent que lorsque vous les envoyez. Vous pouvez les effacer depuis le questionnaire (« Effacer toutes mes réponses ») ou dans les réglages de votre navigateur.

9. Durées de conservation

Nous conservons les données uniquement le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, ou aussi longtemps que la loi nous y oblige. Ensuite, elles sont supprimées ou rendues anonymes.

• Demandes de démonstration et données de prospects : 24 mois après le dernier échange, si aucun contrat n'est conclu. Empreinte de l'adresse IP : 48 heures.
• Questionnaires de configuration : pendant toute la relation contractuelle, puis comme les données des commerces clients ; si aucun contrat n'est conclu ou s'il est annulé, supprimés au plus tard 24 mois après l'envoi. Empreinte de l'adresse IP : 48 heures.
• Conversations avec le numéro WhatsApp de Dynaxus : 12 mois après le dernier message, ou pendant toute la relation contractuelle si vous devenez client.
• Demandes de transport sans suite : 12 mois. Courses effectuées : le temps du service, puis les pièces comptables comme indiqué ci-dessous.
• Conversations et rendez-vous des clients d'un commerce : pendant la durée du contrat avec le commerce, qui reste responsable de ces données et peut en demander la suppression à tout moment ; supprimés à la fin du contrat.
• Jetons d'accès et données du compte WhatsApp Business d'un commerce : tant que le compte est connecté à notre service, puis supprimés.
• Données des commerces clients : pendant la relation contractuelle, puis supprimées lorsqu'elles ne sont plus utiles.
• Contrats, factures et pièces comptables : 10 ans, comme l'exige le Code des obligations.
• Comptes des commerciaux et apporteurs d'affaires : pendant la collaboration, puis désactivés ; supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires au calcul et à la justification des commissions. Journal des actions de l'espace interne : 24 mois.
• Journaux techniques du serveur : une durée courte, limitée aux besoins de sécurité et de fonctionnement.

10. Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). Les accès aux données sont limités aux personnes qui en ont besoin et protégés par des mots de passe forts et une authentification renforcée. Les jetons d'accès WhatsApp sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais communiqués à des tiers. Chaque client d'un commerce ne peut consulter et modifier que ses propres rendez-vous. Dans notre espace interne, les mots de passe ne sont enregistrés que sous forme d'empreinte, chaque commercial n'accède qu'aux prospects et aux rendez-vous qui lui sont attribués, et les actions sont journalisées. Nous choisissons des prestataires qui offrent des garanties de sécurité contractuelles. En cas de violation de la sécurité des données présentant un risque élevé pour vous, nous informons le PFPDT et, si nécessaire, les personnes concernées, comme le prévoit la loi.

11. Vos droits

Vous pouvez à tout moment, gratuitement :

• savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie (droit d'accès) ;
• faire corriger des données inexactes ;
• faire supprimer vos données ou en limiter le traitement ;
• vous opposer à un traitement, notamment à tout nouveau contact de notre part ;
• retirer un consentement que vous avez donné, pour l'avenir ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant (portabilité) ;
• demander qu'une personne réexamine une réponse d'une IA.

Écrivez-nous à contact@secretar-ia.ch. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité, par exemple en nous écrivant depuis le numéro WhatsApp ou l'adresse e-mail concernés. Nous répondons dans les 30 jours. Certaines données doivent être conservées pour respecter la loi : nous vous l'indiquons le cas échéant.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne. Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre pays.

12. Faire supprimer vos données

Vous avez écrit à l'assistante WhatsApp d'un commerce

1. Envoyez un e-mail à contact@secretar-ia.ch avec l'objet « Suppression de mes données ».
2. Indiquez le numéro WhatsApp utilisé et le nom du commerce auquel vous avez écrit.
3. Nous vérifions que la demande vient bien du titulaire du numéro, puis nous supprimons vos conversations, vos rendez-vous et votre e-mail dans un délai de 30 jours, chez nous et dans l'agenda du commerce. Nous vous confirmons la suppression par e-mail.

Vous pouvez aussi faire la demande directement auprès du commerce, qui nous la transmettra. Les messages restent visibles dans votre propre application WhatsApp, où vous pouvez les effacer vous-même.

Vous nous avez écrit, demandé une démonstration ou un transport, ou rempli le questionnaire de configuration

Envoyez un e-mail à contact@secretar-ia.ch avec l'objet « Suppression de mes données », en indiquant le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail utilisés. Nous supprimons vos données dans un délai de 30 jours et vous le confirmons, sauf les pièces que la loi nous oblige à conserver (par exemple une facture).

Vous êtes un commerce client

• Écrivez-nous à contact@secretar-ia.ch pour demander la déconnexion de votre compte WhatsApp Business et la suppression de vos données.
• Vous pouvez aussi retirer vous-même l'accès de Dynaxus Sàrl dans les paramètres de votre portefeuille business Meta (paramètres de l'entreprise, puis partenaires ou intégrations).
• Dans les 30 jours, nous supprimons le jeton d'accès, les données du compte WhatsApp Business, la configuration de l'assistante, les conversations et les rendez-vous, sauf les pièces que la loi nous oblige à conserver (contrat, factures).

13. Mineurs

Nos services s'adressent aux adultes. Lorsqu'un transport Dynaxus Mobility concerne un enfant, par exemple un trajet scolaire, les informations nécessaires nous sont communiquées par un parent ou un représentant légal, et nous les utilisons uniquement pour organiser le trajet.

14. Modifications et contact

Nous pouvons adapter cette politique, par exemple si nous changeons de prestataire ou ajoutons une fonction. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date. En cas de changement important, nous en informons à l'avance les commerces clients.

Pour toute question sur vos données : contact@secretar-ia.ch, ou par courrier à Dynaxus Sàrl, c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genève.